Necessaria l’attestazione di conformità di un notaio per attribuire piena efficacia probatoria alle copie informatiche e agli estratti informatici dei documenti originali da cui sono tratti: con la risposta a interpello n. 98 pubblicata il 23 aprile 2024, l’agenzia delle Entrate ha escluso quindi la possibilità di conservare in modalità elettronica un file riepilogativo in sostituzione dei documenti emessi, a meno che non intervenga nel relativo processo un pubblico ufficiale.
Il caso sottoposto all’attenzione del Fisco ha riguardato, nel dettaglio, la certificazione dei corrispettivi derivanti dalle attività di servizi di trasporto aereo, nazionale ed internazionale, per la tratta effettuata nel territorio italiano. In luogo della memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei relativi corrispettivi, la certificazione può avvenire con il rilascio del biglietto di trasporto secondo quanto disposto, come deroga all’obbligo generalizzato di rilascio di documenti commerciali, dall’articolo 1, comma 2, lettera b) del decreto ministeriale del 10 maggio 2019. La società istante intende sostituire l’archiviazione della stampa analogica sinora seguita, con la conservazione in formato digitale dei titoli di viaggio emessi in formato elettronico e rilevanti anche per la certificazione fiscale delle operazioni attive.
Con questa finalità, è stato chiesto se si potesse conservare elettronicamente un file riepilogativo, generato su base periodica, con il contenuto puntuale di ciascun biglietto di trasporto emesso in un determinato arco temporale. Procedendo pertanto alla stampa in formato pdf dell’estrazione mensile dei dati e delle informazioni contenuti in ciascun biglietto, sottoponendo il relativo file al processo di conservazione normato dal Cad – Codice dell’amministrazione digitale, dalle relative Linee Guida Agid in tema di formazione, gestione e conservazione elettronica oltre che dal decreto ministeriale del 17 giugno 2014.
Sul presupposto dell’assenza di disposizioni normative che consentano la sostituzione, a fini conservativi, dei singoli biglietti di trasporto con un file riepilogativo, e ricordando come sia ammessa solo l’annotazione cumulativa dei relativi corrispettivi, le Entrate ritengono che la redazione e la conservazione del file riepilogativo non possono sostituire i singoli documenti, a meno che non intervenga nel processo il pubblico ufficiale con attestazione di conformità di copie ed estratti informatici secondo quando previsto dalle Linee guida Agid.
