Portare la sede all’estero, nuova procedura in tre step

Trasferimento di sede di una società dall’Italia all’estero, e viceversa, con un procedimento del tutto inedito dal prossimo 3 luglio: è la conseguenza dell’entrata in vigore del decreto legislativo 19 del 2 marzo 2023, emanato in attuazione della direttiva Ue 2019/2121 al fine di incentivare la libertà di stabilimento, sancita negli articoli 49 e 54 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea.

In questa materia vi è anzitutto da premettere una precisazione lessicale. Infatti, nella normativa Ue (e, di conseguenza, nella sua trasposizione in Italia) il concetto di trasferimento di sede transfrontaliero è espresso con il termine «trasformazione» (in inglese conversion e in francese transformation) che, nel diritto italiano, evoca invece l’operazione con la quale una società abbandona la sua attuale forma giuridica (ad esempio, quella di Spa) per adottarne un’altra (ad esempio, quella della Srl).

In sostanza, d’ora innanzi parleremo di trasformazione anche nel caso in cui una società abbandoni il suo status di soggezione alla legge di un dato Paese (lo Stato di partenza) e acquisisca una nuova veste giuridica, disciplinata dalla legge di altro Paese (lo Stato di destinazione).

Oggigiorno, la procedura di trasferimento transfrontaliero della sede legale è abbastanza semplice: la società in questione deve (secondo la legge a essa applicabile) assumere una deliberazione in tal senso, adottare lo statuto del Paese di destinazione e nominare gli organi societari previsti dalla legislazione vigente nello Stato prescelto quale sua nuova sede.

Se il Paese di destinazione è l’Italia, la decisione della società straniera viene senz’altro iscritta nel Registro delle imprese italiano una volta che un notaio italiano ne abbia verificato la legittimità; se si tratta di una società che lascia l’Italia, la relativa decisione dei soci deve essere iscritta nel Registro delle Imprese italiano in una modalità “provvisoria”, in attesa di definitivizzarsi una volta che il corrispondente Registro straniero certifichi l’avvenuta iscrizione nel Paese di destinazione.

Il nuovo procedimento di trasformazione transfrontaliera è, in sintesi, così articolato:

vi è una fase preparatoria della decisione dei soci inerente all’approvazione del progetto di trasformazione transfrontaliera, finalizzata alla predisposizione dei documenti occorrenti per la consapevole adozione di tale decisione (nonché per l’informazione dei creditori e dei lavoratori);

si procede poi all’adozione della decisione dei soci avente a oggetto l’approvazione del progetto di trasformazione transfrontaliera, dopo la quale è previsto che una competente autorità operante nel Paese la cui legge disciplina la società sottoposta a trasformazione transfrontaliera (in Italia è il notaio) emetta una certificazione (il cosiddetto «certificato preliminare») attestante il regolare adempimento, in conformità alla legge, degli atti e delle formalità preliminari alla realizzazione della trasformazione transfrontaliera, affinché vi sia la certezza che, nello Stato di partenza, sia stato effettuato tutto ciò che la legge richiede per portare a compimento l’operazione;

in ultimo, vi è il rilascio, ad opera della competente autorità operante nello Stato di destinazione (per il principio che il controllo finale compete al Paese ove è posta in essere «l’operazione in entrata») dell’attestato di eseguito controllo di legalità (il cosiddetto «certificato definitivo»), finalizzato a dare efficacia all’operazione.

In sostanza, il certificato preliminare serve a far “decollare” l’operazione dall’ordinamento cui appartiene la società sottoposta a trasformazione transfrontaliera mentre il certificato definitivo serve a far “atterrare” l’operazione nell’ordinamento in cui fa ingresso la società risultante dalla trasformazione transfrontaliera.